La gestion de la paie, une tâche des plus importantes pour une entreprise ayant des salariés
L’entreprise est mise en place, les salariés sont recrutés, l’activité bas son plein. L’employeur doit connaître ses obligations dont la principale est le paiement des salaires. La procédure doit être conforme aux lois en vigueur. Toute action doit être déclarée. Pour une meilleure gestion de la paie, il faut, par ailleurs, savoir concilier conformité et efficience administrative.
Gérer sa paie dans un contexte en évolution constante
De même que la législation subit constamment des changements, l’État entreprend régulièrement des réformes. Sinon ce sont les règles des traitements administratifs divers qui évoluent, sans oublier les conventions et accords d’entreprises. Le dirigeant doit être informé des actualités et des changements liés aux différents taux et taxes salariales. La gestion de la paie peux être confiée à un gestionnaire de paie. Ce dernier est censé se tenir informé des modifications régulièrement apportées au droit fiscal et social. Au cas ou le chef d’entreprise choisit de faire gérer sa paie en interne à l’aide d’un logiciel de gestion de paie. Il pourra d’une part, faire ses déclarations en ligne, auprès des organismes d’état de manière très simplifiée et d’autre part, les mises à jour régulière de son logiciel intégreront automatiquement les changements contextuels et de taux divers.
Ce qu’on entend par paie
Il est à noter que la paie ne se restreint pas à la rémunération des employés. Les cotisations sociales, les allocations diverses et les charges patronales en font partie. C’est pourquoi chez les grandes entreprises, la gestion de la paie fait souvent l’objet d’une étroite collaboration entre le comptable et le service des ressources humaines. Chez la majorité des petites entreprises, cette fonction est déléguée à un prestataire spécialisé qui est en général un expert-comptable.
Les tâches qui incombent à un gestionnaire de paie
En cas de versement d’un acompte sur salaire à un employé, ceci doit faire l’objet d’un document officiel. Il doit être accompagné de la remise d’une fiche de paie au bénéficiaire. Cette fiche doit comprendre obligatoirement les informations nécessaires sur l’employeur et sur le salarié. La convention collective relative à la paie, le détail de la rémunération, les congés payés, les prélèvements fiscaux et sociaux, les éventuelles heures supplémentaires et une mention recommandant le bénéficiaire de conserver son bulletin de paie pendant une durée indéterminée. De son côté, l’employeur doit conserver le double pendant 10 ans au moins. Il est à noter qu’aucune mention concernant le droit de grève ou au syndicat ne doit figurer sur un bulletin de paie.
L’acquittement des cotisations sociales auprès de l’organisme compétent, le remplissage du bordereau afférent et la communication du tableau récapitulatif annuel des salaires déclarés sur la DADS avec les taux de cotisations font partie de la mission du gestionnaire de paie. Si la somme versée au titre de l’année écoulée dépasse les 150 000 €, le versement et le dépôt du dossier se font par voie électronique. La DUCS ou Déclaration unifiée des cotisations sociales. Pour rappel, la DADS ou Déclaration annuelle des données sociales rassemble toutes les déclarations correspondant aux impôts et à la Sécurité sociale durant l’année écoulée.
Avec l’avancée de la technologie, l’emploi d’un logiciel de gestion de paie est conseillé aux entrepreneurs. Cela sécurise et facilite grandement les tâches de l’agent qui y est affecté.
