Prendre la parole en public : Comment animer une réunion ?
Animer une réunion est monnaie courante en entreprise. Savoir prendre la parole en public est aujourd’hui très utile dans le monde du travail ! C’est l’occasion de travailler votre employabilité, de faire valoir vos idées en réunion.
Il arrive parfois que l’on vous demande dans votre carrière professionnelle d’intervenir en réunion devant votre hiérarchie, devant des collaborateurs ou devant des personnes extérieures à votre entreprise !
pour vous aider dans cette voie, réussir à prendre la parole sans que ce soit pour un vous un calvaire, ou une torture, il est préférable d’anticiper et ne pas attendre que cela arrive. Il faut environ 4 semaines pour comprendre et ajuster les choses si nécessaire. Vous serez alors en mesure d’animer efficacement une réunion.
Comment se prépare-t-on à animer une réunion ?
La pandémie du Covid 19 a bousculé les codes de la réunion en présentiel au profit de la visioconférence d’entreprise avec messagerie et partage de contenu en temps réel avec ZOOM par exemple. Cela aura permis de favoriser l’échange entre les collaborateurs, de faire avancer les dossiers et les projets et parfois même d’apaiser les tensions. Cela rentre de plus en plus dans les mœurs et il devient difficile de se cacher, de ne pas prendre la parole en public.
- Nos conseils pour préparer une réunion :
Préparez votre réunion à l’avance. Prévoyez l’ordre du jour, les objectifs à atteindre et les recommandations. L’efficacité d’une réunion se prépare en amont!
L’ordre du jour dans une entreprise est un sommaire qui permet de cadrer les choses selon vos objectifs.
Vous pouvez construire un programme de réunion en faisant participer les autres personnes. Cela permet de les valoriser, et de vous alléger la tâche
- Notre conseil pour introduire une réunion :
Cette phase est très importante pour le relationnel dans votre entreprise. Accueillez personnellement chaque membre de la réunion, nommez-le par son prénom. soyez empathique en saluant des événements importants comme les naissances, mariages ou autres. De plus, vous pouvez si les résultats sont bons, féliciter vos salariés ou collaborateurs pour leurs travails.
- Notre conseil pour animer une réunion :
Afin d’animer efficacement une réunion, vous devez faire attention à la dynamiser et à ne pas la rendre rébarbative! Organisez des pauses, de préférence les programmer à l’avance. Définissez un objectif pour chaque point a aborder. Essayez de ne pas faire un monologue. Recueillez les avis de vos collaborateurs et notez les décisions importantes.
Ne prévoyez pas de réunion trop longue au risque de voir vos collaborateurs décrochés. Essayez de préparer votre discours de manière dynamique : posez leurs des questions et laissez leurs le temps de s’exprimer !
Pendant le déroulé de la réunion, vous aurez un rôle d’animateur. Pour cela, travaillez votre ton! Modulez votre voix pour rendre votre discours vivant, ne soyez pas monotone.
Encadrez les échanges entre les participants, sollicitez-les à des moments. Lorsqu’un brouha ambiant apparaît, recadrez- les calmement pour que tout le monde s’entendent !
- Notre conseil pour clôturer une réunion
Après avoir rappelé l’autre du jour, il est important de faire une synthèse sur les décisions prises et sur la répartition des tâches pour les intéressés. Pensez à remercier et à féliciter ceux qui ont participé à votre réunion pour leur implication. Si la réunion suivante est prête, énoncez l’ordre du jour de la prochaine réunion.
Comment analyser sa réunion ?
Vérifiez que l’ordre du jour soit validé, que vos objectifs soient remplis n’oubliez pas d’envoyer un compte-rendu !
Voici un exemple de réunion inefficace :
Une entreprise X propose à ses cadres de réfléchir sur la mise en place d’une publicité pour un nouveau projet
le chargé de marketing qui dirige la réunion, a très bien préparé son ordre du jour et son support PowerPoint. Seulement; il y a très peu d’interactions et ne laisse pas parler les collaborateurs présents.
Résultat : cela engendre des frustrations pour les collaborateurs, de l’agitation lors de la réunion.
Cet exemple illustre bien la nécessité de travailler en amont sur votre préparation de réunion avant de prendre la parole en public !
