Comment domicilier son entreprise lors d'un déménagement

Quelles démarches pour domicilier une entreprise qui déménage

Quelles sont les Démarches pour votre domiciliation

Pour déménager votre entreprise, vous devez respecter un certain nombre d’étapes que nous vous conseillons de suivre en cas de déménagement et changement de domiciliation

Les étapes pour préparer le déménagement d’une entreprise :

  • La communication en amont auprès des salariés
  • Ne pas rater le préavis du bail commercial pour vos locaux actuels
  • Comment trouver de nouveaux locaux, négocier et signer le bail
  • Préparer votre déménagement en travaillant un cahier des charges
  • Faire différents devis de déménageurs et vérifier leurs assurances
  • Penser à communiquer votre nouvelle adresse à vos clients et fournisseurs
  • Faire l’inventaire de son parc informatique et gérer l’accès internet dans les nouveaux locaux
  • Préparer la sortie et le nettoyage de vos locaux
  • Intégrer vos locaux. Tout doit être fonctionnel

Par ou commencer pour la domiciliation si je déménage mon entreprise

Vous déménagez : dites le aux intéressés !!

  • La première étape à réaliser, une fois la décision prise de déménager, est d’informer les collaborateurs de votre entreprise. Au plus vite vos collaborateurs sont informés et au plus vite ils peuvent se projeter et s’organiser pour vous accompagner dans cette démarche. Ne prenez pas à la légère cette étape qui conditionnera la motivation de votre équipe ou au contraire vous enlisera dans un conflit qui génère le plus souvent stress et anxiété pour l’ensemble des salariés. Une réunion suivie d’un déjeuner peut permettre d’échanger autour de la table des éventuels freins ou craintes que peuvent ressentie certains collaborateurs. Le fait d’en parler tous ensemble permet de désamorcer ce type de mésaventure.

Question formalités. Avez vous fait le nécessaire ?

  • La seconde étape est de gérer la résiliation du bail commercial. Il suffit pour le locataire d’envoyer une simple lettre recommandée avec avis de réception dès lors que la résiliation intervient à la fin de la période triennale, c’est-à-dire au terme des 3 ans ou des 6 ans ou enfin des 9 ans. Un point important à prendre impérativement en compte, un délai de préavis de 6 mois doit être respecté. Pour le calculer, il faut tenir compte de la date de fin de la période triennale ou du terme initial du bail.
  • Pour en savoir plus sur la domiciliation d’une entreprise

Choisir un local prend du temps, pensez-y ..

  • Troisième étape, la recherche de nouveaux locaux, qui prennent du temps. Cette phase de recherche doit être structurée. Pensez aux transports en commun à proximité de votre nouveau local. Les accès routiers, l’éligibilité à internet et l’environnement pour vos salariées. Lors de l’état des lieux pour l’entrée dans le local, vous devez prendre le temps de bien le rédiger. Faites le point également sur la durée minimale d’engagement. Elle peut être négociée. Comme le loyer, l’échéance de vos règlements, le dépôt de garantie ou la résiliation de votre bail. Si vous ne demandez rien, il ne se passera rien.

Les choses se précisent, mieux vaut prévoir !!

  • Quatrième étape, le déménagement. Une fois le bail signé, il va falloir très concrètement planifier et organiser le déménagement en fonction d’un timing. Nous vous conseillons de rédiger une procédure ou un cahier des charges avec un planning des tâches à réaliser. Trouver le déménageur et pour ce faire, comparer des devis de déménagement. Vérifier l’assurance Responsabilité civile et professionnelle du déménageur. Organiser la préparation du déménagement avec les collaborateurs, prévoir de faire le nettoyage des locaux et éventuellement les travaux de rénovation dans votre entreprise pour éviter de perdre votre caution. Enfin n’oubliez pas d’anticiper sur l’ouverture des lignes pour l’électricité, internet et les télécoms. Pour établir un calendrier des opérations efficace, vous pouvez soit élaborer un retro-planning de toutes les tâches en les classant de celles qui nécessitent le délai d’organisation le plus long jusqu’à celles que vous pouvez effectuer la veille du déménagement par exemple. Le plus important est de bien définir son organisation et surtout de s’y tenir.

La domiciliation d’une entreprise se communique en amont

  • Cinquième étape : Dès que votre nouvelle adresse professionnelle est connue, diffusez la dans vos mails et auprès de vos clients et fournisseurs avec la mention Attention, nous déménageons à telle date. N’oubliez pas non plus de mettre à jour les données de votre site internet. Progressivement les choses vont se mettre en place. Il vous appartient de faire remplacer les cartes de visites le plus tôt possible et dès votre bail signé, de faire imprimer vos brochures, papiers en-têtes

Et les mails, on fait comment ?

  • Sixième étape : Gérer l’outil informatique et notamment assurer la continuité du fonctionnement de service pour les collaborateurs. La communication par mails est devenue stratégique pour une entreprise. Il est important d’assurer la continuité de ce service. Si votre entreprise possède des serveurs informatiques, il faudra prévoir une maintenance informatique pour changer l’adresse IP de celui-ci et programmer l’ensembles des PC qui s’y connectent. Même chose pour l’imprimante, si celle-ci est en réseau. Pensez à bien étiquetez chaque ordinateur, chaque UC, chaque écran pour faciliter l’installation dans le nouveau local.

Une fois l’ancien local vidé, pensez à la caution

  • Septième étape : le nettoyage de vos locaux et les éventuels travaux de rafraîchissement, de peinture ou changement de revêtements de sols. Vous devrez attendre que vos locaux soient vides le lendemain du déménagement pour organiser le ménage approfondi des anciens locaux et procéder à un état des lieux de sortie. Vous pouvez bien entendu confier le ménage des locaux à vos salariés mais il est préférable de confier cette tâche à des entreprises de nettoyage équipées d’un matériel professionnel et qui connaissent bien les normes de restitution d’un local professionnel ainsi que les règles de sécurité.Cela vous évitera bien des déconvenues et vous permettra de mieux vous concentrer sur la phase d’emménagement.

 

 


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